Każdy dokument, który zawiera dane osobowe, musi być zniszczony z należytą starannością. Zadanie to można powierzyć firmie zewnętrznej, jednak przy wyborze konkretnej trzeba mieć pewność, że przestrzega ona wszelkich procedur. W jakich etapach realizowana jest usługa niszczenia akt zgodnie z RODO? Sprawdź!
Procedura niszczenia dokumentów może różnić się w pewnych punktach, w zależności od firmy. Ale najczęściej akta niszczone są w siedzibie usługodawcy, gdzie znajduje się profesjonalny sprzęt. Na tym etapie między firmą niszczącą dokumenty a usługobiorcą musi zostać zawarta umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dopiero po dopełnieniu formalności akta można przekazać na ręce pracownika. Ten natomiast wystawia protokół odbioru, w którym poświadcza o ilości i rodzaju oddanych mu dokumentów.
Ważny jest także transport dokumentów do miejsca docelowego. Muszą być zapakowane w odporne na uszkodzenia pojemniki lub kartony i przekazane do zniszczenia bez zbędnej zwłoki. Oznacza to, że dokumentacja nie może “podróżować” – droga do miejsca docelowego powinna być możliwie jak najkrótsza.
Niszczenie właściwe – bezpiecznie i skutecznie
Po dotarciu do siedziby firmy, dokumenty powinny zostać natychmiast przekazane do zniszczenia. Papier trafia oczywiście do niszczarki, która tnie go na drobne kawałki. Profesjonalny sprzęt spełnia wszelkie wymagania wynikające z normy ISO/IEC 21964, która jest dopełnieniem RODO. Chodzi przede wszystkim o to, aby danych nie można było odtworzyć. Zasada ta jest taka sama dla dokumentów w formie papierowej i cyfrowej. Odbiór sprzętu elektronicznego w Warszawie wygląda niemal identycznie, jak papierów, ale już proces utylizacji przebiega zupełnie inaczej. W tym przypadku kluczowe jest uszkodzenie nośnika, a dopiero później jego całkowite zniszczenie. Szczególną procedurą jest niszczenie produktów i opakowań, które zawierają dane chronione. Wtedy też trzeba dostosować sposób utylizacji do rodzaju
Utylizacja resztek i wydanie certyfikatu
Niszczenie dokumentów kończy się utylizacją resztek, a więc ścinków papieru lub pozostałościami nośników danych. Takie postępowanie z jednej strony wynika z przepisów dotyczących ochrony środowiska, z drugiej – z troski o dane osobowe. Nikt postronny nie może mieć dostępu nawet do tak szczątkowych elementów. Niszczenie opakowań w Warszawie również kończy się utylizacją resztek, zwłaszcza jeśli zawierają one jakiekolwiek dane chronione. Sfinalizowaniem całej procedury jest wydanie certyfikatu dla zleceniodawcy, który potwierdza fakt zniszczenia przekazanych dokumentów.
